Si tu empresa es del sector comercio, en más de una ocasión te has encontrado que al consultar tu sistema de inventarios, algún producto se encuentra con existencias en negativo. Por supuesto esto no es normal si lo que tienes en bodega es lo que vendes, pero aquí veremos 5 razones por las que un producto puede llegar a estar con existencias en negativo.
- TU EMPRESA PRODUCE LO QUE VENDE. Esto significa que normalmente primero facturas lo que vendes y luego lo produces o lo fabricas. Si tu ERP te permite facturar aunque no tengas existencias en la bodega, esto te llevara a tener existencias negativas ya que aun no tienes el producto que estas facturando. Luego de producir el producto facturado, este ingresa a los inventarios quitando la existencia negativa y dejando la disponibilidad real después de descontar lo que facturaste previamente.
Ej. Vendes 100 unidades del producto X lo que hace que en existencias te aparezcan -100 en caso de que no tengas nada. Luego produces 500 del producto X, y cuando ingresa a los inventarios estos se convierten en 400 de existencia porque el sistema resta los 100 facturados previamente.
- PRIMERO FACTURAS Y DESPUES COMPRAS. Este caso es parecido al anterior, con la diferencia que aquí tú compras el producto pero primero lo facturas. Por supuesto bajo esta situación, en el momento de facturar tus existencias quedaran en negativo. En el momento de realizar tu compra e ingresarla a tus inventarios, esta existencia en negativo desaparece quedando una nueva existencia después de descontar lo facturado previamente.
Ej. Vendes 200 unidades del producto Y lo que hace que en existencias te aparezcan -200 en caso de que no tengas nada. Luego haces una compra de 1000 unidades del producto Y, y cuando estos ingresan a los inventarios se convierten en 800 de existencia ya tu sistema le resta los 200 facturados previamente.
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ELIMINASTE UNA COMPRA. Si tu sistema te permite eliminar compras, entonces esta situación también te puede llevar a existencias negativas, aunque en el momento de vender hayas tenido suficiente en bodega.
Por supuesto eliminar una compra significa que estas eliminando una entrada de producto disminuyendo la existencia desde la fecha de la compra hacia adelante.
Ej. Si eliminas una compra de hace una semana atrás con la que ingresaron 700 unidades del producto X, y en ese momento no tenías nada; muy probablemente ahora te mostrara una existencia en negativa igual a la cantidad que ha salida desde la fecha de esa compra. Si facturaste 400 unidades, entonces tu existencia mostrara -400.
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REALIZASTE UN AJUSTE DE INVENTARIOS. Esta puede ser una causa menos probable pero se puede presentar. El encargo del manejo del Kardex puede aplicar inconscientemente una mala aplicación de Kardex para realizar un ajuste.
Ej. Si tienes 600 unidades del producto X y se hace un ajuste de inventarios descargando 700 unidades, entonces ahora tu existencia te mostrara -100 unidades. Esto puede suceder cuando te equivocas de código y se lo aplicas a otro código. Por supuesto también si tu sistema permite hacer este tipo de aplicaciones.
- TU SISTEMA NO HACE BIEN LAS APLICACIONES DE INVENTARIO. Por supuesto también esto sucede. Tu tienes un sistema que siempre comente el error de NO aplicar correctamente las transacciones de inventario. Esto ya seria extremo ya que no solo te aparecerían existencias en negativo, sino que es muy probable que ni siquiera aparezcan las aplicaciones.
Hasta el momento hemos mencionado 5 razones mas comunes por las que tus inventarios pueden mostrarse en negativo. Por supuesto pueden existir mas razones pero todo dependerá también de las políticas de manejo de inventarios de tu empresa y de los niveles de seguridad de tu ERP.
