La manera más sencilla y eficiente de administrar los inventarios es cuando los procesos principales están automatizados. En este caso los principales procesos que afectan los inventarios es facturación (ventas) y las compras.
Proceso Automatizado
Cuando se realiza una compra local o una importación, este registro debe cargar los inventarios de manera automática incrementando las existencias de inventario y registrando la entrada en la hoja de kardex. En el proceso contrario, cuando se factura o se realiza una venta, ésta operación debe disminuir los inventarios actualizando las existencias y registrando la salida también en la hoja de kardex.
Múltiples Bodegas
Por otra parte, algunas empresas tienen más de una bodega e incluso más de una sucursal. Un sistema debe tener la capacidad para poder administrar diferentes bodegas y llevar el control de inventarios para cada una de ellas. Esto permite que se pueda tener el control de existencias en cada bodega y poder hacer traslados de una bodega a otra con la certeza de lo que tiene cada una de ellas.
Inventarios Costeados
Adicionalmente a lo ya explicado, también es apropiado que el registro de las compras realicen también el costeo de los inventarios. Esto es aplicar el costo o calcular un nuevo costo promedio en cada producto que se vea involucrado en dicha compra.
Beneficios de la Automatización de Inventarios
- Las entradas y salidas de inventarios se registran automáticamente desde las compras y desde la facturación
- Las existencias de los productos se mantienen al día en todo momento
- Las hojas de kardex se generan con un solo clic
- Disminuyen considerablemente los errores humanos ya que se eliminan tareas repetitivas
- Los costos de operación se reducen ya que menos personas se involucran en la administración de los inventarios
